יש סוגי עסקים, אשר היקף הלקוחות שלהם קטן יחסית וקבוע ובכלל, מידת האינטראקציה שלהם עם גורמי חוץ שונים. בעסקים אחרים, כגון הוצאות ספרים גדולות, המצב מעט שונה. לקוחות קיימים, לקוחות שמתעניינים בעבודה עם ההוצאה, ספקים, עובדים – לא מעט גורמים, עשויים להתקשר לעסק לאורך יום העבודה. האם מכשיר טלפון אחד או כמה מכשירים, לצד מענה אנושי לשיחות נכנסות, מספיק לכם? מה לגבי השעות והימים, שבהם אתם לא זמינים לענות? מה לגבי לקוחות פוטנציאליים שממתינים למענה? מה אתם עושים, בכדי שלא לאבד אותם למתחרים? שירות מרכזיה, עשוי להציע לנקודות כאלה ונוספות פתרונות מעניינים ולייעל את פעילותכם באופן משמעותי. במה זה מתבטא?

לרכז ולשפר

מרכזיה ממוחשבת מתקדמת, מרכזת את נושא הטיפול בשיחות טלפון נכנסות ויוצאות. היא משמשת כאמצעי מייעל לפעילות מסוג זה. כמו כן, היא מסוגלת להוסיף יכולות נוספות ומיוחדות לשימושכם, כפי שנדגים עוד מעט בהמשך. באמצעות שירות טלפוני לעסקים מסוג זה, אתם למעשה משדרגים את מערכת הטלפוניה שלכם, בצורה דרמטית. בעקבות שיפור זה, תוכלו להפיק ממנה יותר תועלות עסקיות.

הטכנולוגיה מתקדמת לעתיד

עולם הטלפוניה העסקית התקדם לאורך השנים בצורה ניכרת ובהתמדה. כיום, הוא נמצא הרחק מעבר, למה שמרכזיות טלפונית פשוטות יכלו לעשות בעבר. אחת ההתפתחויות החשובות ביותר מבחינה זו, הייתה המעבר לתקשורת ממוחשבת ומבוססת IP (או Internet Protocol). כך מתאפשרת פעילות טלפוניה מתקדמת מסוג Voice over IP, אך למעשה גם הרבה יותר מאשר העברת קול בלבד. מאחר שמדובר בתשתית ממוחשבת, ניתן להעביר במקביל לקול כל אלמנט אחר שמעבירים בתקשורת בין מחשבים, כגון תמונות, קבצי טקסט או אפילו וידאו. כל זאת, הוביל לטכנולוגיה של שירותי מרכזיה בענן. פירוש הדבר, שאין צורך לרכוש ציוד מרכזיה ולהתקין אותו בתוך העסק. במקום זאת, ניתן לשכור גישה לשירות מסוג זה, ברשת האינטרנט ("בענן").

מה זה כולל

אלה כמה דוגמאות, למה שמרכזיות מסוג זה מספקות:

• IVR – Interactive Voice Responseהוא נתב שיחות מתקדם, אשר מטפל בשיחות נכנסות באופן אוטומטי. זהו המענה שמוכר לכולנו מהתקשרות לחברות גדולות שונות, איתו נמצאים באינטראקציה עד הגעה למענה אנושי או למידע המבוקש. נתב כזה, חוסך לכם כוח אדם במענה לשיחות, מונע מלקוחות פוטנציאליים להמתין סתם על הקו, משדר מקצועיות ומספק עוד יתרונות רבים.
• הקלטה גיבוי וחיפוש – בעזרת מרכזיה כזו, קל להקליט שיחות, לשמור ולגבות אותן וגם לחפש בתוכן בהמשך שיחה מבוקשת. ליכולת זו יש חשיבות רבה מבחינות שונות. היא מספקת אפשרות להוכיח דברים שעלו בשיחה, לתעד מהלך שיחה, לנתח אינטראקציה עם לקוחות ועוד.
• שיחת ועידה – המרכזייה מקלה על היכולת לבצע שיחות ועידה ומשכללת את ניהולן. למשל, במצב שבו עולה צורך לתאם דבר מה, בין מזמין עבודה לבין איש טכני שלכם וגורם בהנהלת ההוצאה.
• שירות Call Back – יכולת מעניינת, אשר ממחישה את האפשרויות המתקדמות עם מערכת כזו. במצב שבו לקוח משאיר פרטי קשר באתר ההוצאה, יופעל אוטומטית חיוג למספר שהוא השאיר, באופן שיכול לחבר אתכם אליו מיידית!

חשוב לציין, שהמרכזייה מציעה עוד יכולות רבות ושימושיות. זאת, כולל ניהול שלוחות ובכלל, ניהול של פעילותה באופן נוח ומשוכלל. ישנם שירותי מספור, יכולת הצפנת שיחות, שיחות פנימיות בחינם בתוך העסק ועוד.

לסיכום

בהקשרים שהזכרנו ונוספים, כדאי לכם מאוד להכיר את נושא המרכזיות המתקדמות. בחירה של מרכזיה איכותית כזו ושימוש חכם בה, עשויים להיות מקור להתייעלות ניכרת.